Організовуємо роботу за допомогою SkyDrive

Microsoft постійно вдосконалює хмарний сервіс SkyDrive, і вже зараз за його допомогою люди можуть разом працювати над різними проектами. Ми пропонуємо вам поради та підказки, які допоможуть ефективніше використовувати можливості SkyDrive та Office.

Припустимо, ви працюєте над яким-небудь проектом разом з іншими людьми. Ваші колеги – на іншому кінці міста або навіть в іншому куточку країни. Хтось використовує PC, хтось віддає перевагу Mac. Ви хочете створити переконливу презентацію, гарний бізнес-план чи якісний фінансовий аналіз.

Багато людей працюють використовують застарілі методи – працюють порізно та обмінюються файлами між собою. Це ускладнює роботу, оскільки не завжди зрозуміло, чи ви працюєте із останньою версією документа. Тут також перешкодою можуть стати обмеження на розміри прикріплених файлів у електронній пошті. Ще багато часу витрачається на те, щоб з’єднати в одне різні документи Word або презентації у PowerPoint, надіслані електронною поштою.

Чим може допомогти SkyDrive

Зі SkyDrive ви можете зберігати всі свої файли в одному місці,і кожна людина може мати доступ до останньої версії документа. Також ви можете використовувати безкоштовні веб-додатки Office для редагування документів з будь-якого браузера.

А ось що більшості людей не відомо, так це те, що SkyDrive та веб-додатки Office інтегруються з Office, який встановлений на PC або Mac. Тому можна працювати над документами з хмари прямо з програм, встановлених на комп’ютер. Якщо правильно налаштувати сервіс, можна працювати над документом Word або презентацією у PowerPoint одночасно з іншими людьми.

Таким чином, вся команда отримує потужні інструменти для авторського оформлення та форматування проекту, які знайомі з Microsoft Office. Усі можуть працювати над останньою версією документа водночас, і не потрібно конвертувати документи, щоб уникнути конфлікту форматів. А з інтернет-додатком OneNote та вставками PowerPoint SkyDrive стає штабом, в якому можна роздумувати, створювати, співпрацювати та публікувати проекти.

Поради

Пропонуємо вам сім підказок для повноформатної співпраці у хмарі – через PC та Mac. Ми також даємо відповіді на найбільш поширені питання (FAQ) наприкінці статті.

Порада 1: Додайте SkyDrive.com на робочий стіл, щоб швидко отримувати до нього доступ.

Якщо у вас PC, ви можете прикріпити SkyDrive у Windows 7 до панелі задач і отримувати швидкий доступ до файлів та ділитись контентом за допомогою Internet Explorer 9:

Якщо у вас Mac, потрібен інший підхід. Програми на зразок Fluid або Automator допоможуть прикріпити SkyDrive до Доку (панелі інструментів) разом з іконкою SkyDrive (яку можна завантажити тут). Проте такий спосіб може конфліктувати з програмним модулем, який потрібен SkyDrive для того, щоб відкривати додатки Office на вашому Mac (дивіться FAQ). Ми рекомендуємо простіший вихід:

- Скористайтесь Safari або Firefox для того, щоб зайти до SkyDrive.com, і оберіть пункт «Залишатись у системі» («Keep me signed in»);
- Перетягніть іконку SkyDrive з адресного рядка до свого Доку:

Порада 2: Створіть окреме місце для команди, яке легко знайти.

Є два способи забезпечити загальний простір для команди у SkyDrive. Можна створити SkyDrive-групу або поділитись із учасниками колективу папкою в цьому хмарному сервісі:

Для збільшення можливостей:

- Використовуйте вкладені папки, щоб зберігати всі файли групи в одній спільній папці. Якщо ви так організуєте контент, ваші колеги матимуть доступ до всіх документів, натиснувши на розділ «Спільне» («Shared») у своєму SkyDrive:

- Налаштуйте права доступу окремо для кожного файлу або вкладеної папки у разі, якщо, наприклад, вам потрібно залучити сторонніх людей до проекту. Якщо ж ви готові поділитись своєю роботою зі світом, будь-який контент (наприклад, презентацію) можна відкрити для загального доступу. Також є можливість опублікувати той чи інший контент у своєму блозі – для цього потрібно обрати будь-який файл у SkyDrive та натиснути «Вкласти» (Embed):

Порада 3: Нотатки з нарад, начерки та списки завдань краще зберігайте у SkyDrive, ніж в електронній пошті.

SkyDrive співпрацює з OneNote, тому нотатки та начерки можна складати у віртуальному записнику, який буде доступним і для команди. Замість того щоб просіювати старі розмови в електронній пошті, кожен може отримати швидкий доступ до історії проекту з одного джерела.

Для початку потрібно створити новий записник у спільній папці, використовуючи веб-додаток OneNote. Потім кожен з команди зможе проглядати нотатки, зайшовши до папки:

Веб-додаток OneNote добре працює і на Mac, і на PC. Крім того, до нього можна заходити, як і до всіх інших спільних файлів, через закладку SkyDrive. Якщо у вас встановлена програма OneNote 2010 на PC, синхронізуйте свій записник для роботи без підключення до мережі та використовуйте додаткові можливості: знімок екрану, оформлення та інші. Отримати доступ до своїх нотаток також можна через Windows Phone, iPhone або iPad.

Порада 4: Отримайте доступ до SkyDrive безпосередньо з Word, Excel або PowerPoint, з підключенням до мережі або без нього.

Коли команда вже зібрана, може виявитись, що ви часто працюєте над певними документами, наприклад, над презентацією або фінансовою моделлю.

Якщо ви хоча б раз відкривали певні файли зі SkyDrive за допомогою Windows 7 та Office 2010, ви можете прикріпити їх до панелі задач, натиснувши праву кнопку миші на Word, Excel або PowerPoint. Після цього можна виправляти та автоматично зберігати документи у хмарі.

Також за допомогою Word, Excel або Word 2010 можна використовувати меню «Файл/Останні документи» для інших задач. Наприклад, можна прикріпляти додаткові файли або цілу спільну папку.

Працюючи з Mac, можна отримати доступ до будь-якого SkyDrive-документа, який ви нещодавно відкривали. Для цього потрібно зайти до меню «Файл/Відкрити нещодавнє» в офісному додатку, який ви використовуєте:

Якщо у вас немає доступу до мережі, ви все одно можете отримати доступ до документів на SkyDrive. На PC потрібно запустити «Центр завантажень» (Upload Center) Microsoft Office 2010 зі стартового меню або з панелі задач. У ньому можна продивлятись нещодавно завантажені файли, що збереглись у кеші для використання в оффлайн-режимі. На Mac можна зайти до «Центру завантажень» через файловий менеджер Finder.

Порада 5: Використовуйте співавторство у Word, щоб переконатись, що все йде за планом.

Якщо ви та ваші колеги використовуєте Word 2010 на PC, Word 2011 на Mac або веб-додаток Word, ви маєте нагоду працювати разом над одним і тим самим Word-документом у SkyDrive одночасно.

Якщо ж стиль вашої команди – «розділяти та завойовувати», режим співавторства може допомогти побачити кінцевий складений документ. Таким чином, кожен може переконатись, що його частина роботи відповідає тому, над чим працює вся інша команда. Можна навіть побачити, хто працює над певним документом у зазначений час:

Щоб максимально використовувати цю можливість, застосовуйте функцію Track Changes. Вона дозволяє бачити кожну зміну, яку вносять колеги у документ. Якщо ви ввімкнете цю функцію, не забувайте, що у вас не буде можливості редагувати документ через веб-додаток Word, доки ви не підтвердите всі внесені зміни.

Порада 6: Не зводьте презентацію в PowerPoint в останню хвилину – використовуйте співавторство.

SkyDrivе підтримує PowerPoint 2010 для PC і PowerPoint 2011 для Mac, отже, над однією презентацією можна працювати разом одночасно. У порівнянні з обміном окремими слайдами через електронну пошту це може значно заощадити час. Крім того, це робить форматування послідовним.

Щоб скористатись цією перевагою:

- Додавайте до презентації пусті кадри, на яких буде записана її «історія».
- Закріпіть окремі кадри за членами команди, тоді кожна людина точно знатиме, що має зробити. Оскільки кожен періодично зберігає свою презентацію, люди автоматично отримуватимуть оновлення від решти команди.
- Зберігайте прикріплені до SkyDrive файли Excel та PowerPoint разом. У такому випадку, якщо хтось із команди оновить книгу Excel, автоматично оновиться і відповідний графік у PowerPoint – без додаткового копіювання, вставлення та перезапису:

Порада 7: Використовуйте історію версій, щоб запобігти катастрофам.

Для документів Office, які редагуються в мережі або на PC, SkyDrive автоматично зберігає останні 25 версій. Вони зберігаються в хмарі, проте в об’єм даних, що ви резервуєте на SkyDrive, не враховуються. Версії дозволяють відтворити файл після внесення неправильних змін. Крім того, вони допомагають повернутись назад у часі та побачити, наскільки далеко зайшов проект.

Щоб побачити історію версій, потрібно натиснути мишкою на будь-який документ Office і обрати відновлення або видалення певної версії. Якщо ви хочете відновити попередню версію, SkyDrive не запише поверх поточного файлу. Замість цього він зробить знімок поточного файлу і збереже його як ще одну версію.

Найпоширеніші питання (FAQ)

Чи потрібен мені обліковий запис на Hotmail, щоб використовувати SkyDrive?

Ні. Якщо ви користуєтесь Gmail або іншим обліковим записом, ви зможете легко зайти на SkyDrive.com, використовуючи справжню електронну адресу. Після входу на сервіс можна додавати контакти з Gmail або Facebook, щоб ділитися доступом було легше.

Чому я не можу відкрити документи у SkyDrive.com через додатки Office на моєму PC або Mac?

Ми намагаємось зробити так, щоб SkyDrive та веб-додатки Office використовували HTML5 та сучасні веб-стандарти для роботи в різних браузерах.

Проте щоб відкрити файли у хмарі через Word, Excel або PowerPoint на PC або Mac, SkyDrive потрібен програмний модуль, який зараз доступний для браузерів Internet Explorer та Firefox на PC і Safari та Firefox на Mac. Якщо ви використовуєте ці браузери, проте у вас все одно виникла проблема з відкриттям документів, ось швидкий спосіб її усунути:

1. Перевірте, чи встановлений програмний модуль «SharePoint…» або «Microsoft Office 2010…», і чи він працює. Якщо у вас остання версія Office, цей програмний модуль вже повинен бути встановлений автоматично. Ось як можна перевірити додатки на IE8, IE9, Firefox і Safari. Якщо ви не бачите програмного модуля, встановіть безкоштовну пробну версію Office 2010 або Office 2011. Це автоматично встановить додаток на ваш браузер. Вам також може знадобитися встановлений Windows Live ID Sign-in Assistant.

2. Якщо ви використовуєте операційні системи X Lion або Snow Leopard, налаштуйте браузер Safari, щоб він працював у 32-бітному режимі.

Примітка: Вам знадобиться Office 2003, 2007 або 2010 для PC чи Office 2008 або Office 2011 для Mac, щоб відкривати файли у SkyDrive.

Не можу завантажити більш одного файла за один раз на SkyDrive. Що не так?

Це повинно працювати. Якщо у вас встановлена платформа Silverlight і ви використовуєте IE або Safari на Mac, ви можете водночас завантажувати до 200 файлів. Якщо ви використовуєте браузери Firefox або Chrome, ви можете перетягувати кілька файлів одночасно з робочого столу до обраної папки.